Assistenz des CEO und CFO/ Leitung Spitalmanagement (m/w/d)

Als erfolgreiche Basler Klinik mit privatem Charakter kombiniert das Bethesda Spital Spitzenmedizin mit erstklassigem Service und einem einzigartigen Wohlfühlambiente. Mit den fünf Fokusthemen Frauenmedizin, Schwangerschaft & Geburt, Bewegungsapparat und Rehabilitation sowie Palliative Care profitieren unsere jährlich 6000 stationären Patientinnen und Patienten von modernsten Behandlungszentren unter einem Dach – und das mitten in einem der schönsten Spitalparks der Nordwestschweiz.

Strategische Organisations- und Managementfunktion auf Executive-Level

Für unser modernes und dynamisches Spital suchen wir eine aussergewöhnlich strukturierte, vorausschauende und durchsetzungsstarke Persönlichkeit als direkte Assistenz des CEO und der gesamten Spitalleitung.

Gesucht wird eine professionelle Management- und Organisationspersönlichkeit, die operative Abläufe steuert, die Spitalleitung organisatorisch entlastet und als zentrale Koordinationsstelle zwischen Geschäftsführung, Direktion, Sekretariaten, HR und internen Fachbereichen agiert.

Die Rolle verlangt höchste Professionalität, absolute Verlässlichkeit sowie die Fähigkeit, komplexe administrative und organisatorische Prozesse eigenständig zu führen und weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben


Executive Management & Organisation der Spitalleitung

  • Ganzheitliche organisatorische Steuerung und Unterstützung des CEO/CFO sowie der gesamten Spitalleitung
  • Sicherstellung effizienter Führungs- und Kommunikationsstrukturen innerhalb der Direktion
  • Koordination und Management sämtlicher administrativer Abläufe auf Geschäftsleitungsebene
  • Eigenständige Priorisierung und Steuerung komplexer Tages-, Wochen- und Jahresplanungen
  • Professionelles Stakeholder-Management mit internen und externen Ansprechpartnern

Steuerung der Sekretariate der Spitalleitung

  • Organisation, Koordination und operative Führung der gesamten Sekretariatsstrukturen der Spitalleitung
  • Sicherstellung effizienter Prozesse, Kommunikationswege und administrativer Standards
  • Optimierung von Abläufen und Einführung professioneller Organisationsstrukturen
  • Koordination zwischen Direktion, Verwaltung, medizinischen Bereichen und externen Partnern

Projekt- und Prozessmanagement

  • Selbstständige Organisation und Begleitung von Projekten auf Managementebene
  • Überwachung von Deadlines, Prioritäten und strategischen Aufgaben
  • Erstellung von Projektübersichten, Reportings und Entscheidungsgrundlagen
  • Unterstützung bei Veränderungs- und Organisationsprozessen

Sitzungs- und Entscheidungsmanagement

  • Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsmeetings
  • Professionelle Protokollführung inklusive Entscheidungs- und Massnahmenmanagement
  • Nachverfolgung von Beschlüssen und Sicherstellung der Umsetzung definierter Massnahmen

HR-nahe Managementaufgaben

  • Unterstützung der Spitalleitung in personalrelevanten Themen
  • Mitarbeit bei organisatorischen HR-Prozessen
  • Schnittstellenfunktion zwischen Führungsebene und HR-Abteilung
  • Unterstützung bei vertraulichen Personalangelegenheiten




Sie bringen mit


Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine hochprofessionelle Organisations- und Managementpersönlichkeit mit ausgeprägter Umsetzungsstärke.

Fachliche Qualifikationen

  • Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Executive-Assistenz-, Management- oder Direktionsfunktion
  • Erfahrung im Gesundheitswesen, idealerweise im Spitalumfeld, von Vorteil
  • Nachweisbare Kompetenz im Projekt- und Prozessmanagement
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, PowerPoint, Word und Outlook
  • Erfahrung im professionellen Deadline- und Prioritätenmanagement
  • Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
  • Erfahrung im HR-Umfeld oder in personalnahen Themenbereichen

Persönliche Kompetenzen

  • Aussergewöhnliches Organisationstalent
  • Hohe Eigenverantwortung und unternehmerisches Denken
  • Absolute Diskretion und Loyalität
  • Strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise
  • Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen Ruhe und Überblick zu bewahren
  • Hohe Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit
  • Durchsetzungsvermögen gepaart mit professioneller Diplomatie
  • Fähigkeit, komplexe Strukturen effizient zu steuern und zu organisieren

Wir bieten


  • Eine Schlüsselposition mit hoher Verantwortung und direkter Zusammenarbeit mit der CEO und der Spitalleitung
  • Ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld
  • Grosse organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten
  • Eine Position mit echtem Einfluss auf Strukturen, Prozesse und Abläufe
  • Ein modernes Spital mit hoher Dynamik und Entwicklungspotenzial
  • Attraktive Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten

Hier kommen Sie zu den Anstellungsbedingungen bei Bethesda
Sind Sie eine Teamplayerin oder ein Teamplayer und an dieser spannenden Herausforderung interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung. Unser Rekrutierungsprozess wurde nach ökologischen und ökonomischen Aspekten definiert und sieht Bewerbungen per Post oder per E-Mail nicht vor. Post- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.


Our recruitment process

We would be happy to show you our recruitment process in five simple steps.

We review incoming applications on an ongoing basis, make a pre-selection and release them for the manager to view. The decision to move forward or withdraw from the recruitment process is communicated by telephone or e-mail.

Duration until feedback: One to two weeks

The interview is conducted virtually or on site with the responsible person from HR and the specialist department. The main aim is to find out more about the personnel and professional competences and gives both sides the opportunity to assess the cultural fit with the company and the team.

Duration until feedback: Up to three weeks

Whether someone fits into the team is an important factor for employees and employers when deciding for or against employment. We therefore give everyone the opportunity to get to know each other in an informal setting.

Before the contract is issued, we hold a final meeting to clarify open questions on both sides and to settle contractual details. Once all points have been clarified, the written offer follows.

Duration until feedback: Up to one week

After our verbal job offer, the most important points of the contract are verified again. Once agreement has been reached, the contract is drawn up and sent by post.

Duration until feedback: Up to three weeks

9 reasons for this job

All employees in the non-medical area of Bethesda Spital AG work an average of 42 hours per week with an employment level of 100%. Medical staff work 42 or 50 hours per week.

If an employee needs to have more free time or to better reconcile their current professional and private life, we offer flexible working time models for all hierarchical positions, depending on their function.

Our employees benefit from an additional statutory holiday entitlement.

  • Five weeks up to the age of 50
  • Six weeks from the age of 50

Each employee also receives two additional days' holiday, which can be used flexibly.

In addition to top medical services, we also offer outstanding culinary delights. In our own restaurant , staff can enjoy meals at preferential conditions. Mineral water is offered free of charge.

Health and well-being are also important to us. Our employees can attend our MTT (fitness/medical training therapy) free of charge.
We also offer free Pilates and kettlebell classes.

A limited number of open and covered car parks are available for a fee. With active mobility management, we aim to optimise the use of parking spaces on the one hand and motivate our employees to use public transport on the other. For the latter, we offer "bike repair days" and for employees who live in the region of north-west Switzerland or are cross-border commuters, the environmental protection season ticket at the youth rate (Job Ticket).

Knowing each other personally, exchanging ideas with each other and providing open and honest information are important elements of our corporate culture. This is why we organise numerous different events such as the garden party with family members in the summer, staff snacks, regular staff and management information sessions and an annual staff or Christmas party.

Unpaid leave allows employees to take a long-planned trip or a private project. As an employee of Bethesda Spital AG, you are entitled to take 3 months unpaid leave in the first 5 years of employment and 6 months thereafter, subject to operational constraints.

We enable our staff to fulfil the tasks entrusted to them competently through coordinated induction and support them in their day-to-day work with individual support and by delegating tasks, competences and responsibilities. At least once a year, our managers take time for a constructive exchange about performance, behaviour and development with each individual employee.

Not enough yet?

Then we have this.

Still not enough?

Then we have our last trump card - the best brownies in town from our restaurant