Assistenz des CEO und CFO/ Leitung Spitalmanagement (m/w/d)

Als erfolgreiche Basler Klinik mit privatem Charakter kombiniert das Bethesda Spital Spitzenmedizin mit erstklassigem Service und einem einzigartigen Wohlfühlambiente. Mit den fünf Fokusthemen Frauenmedizin, Schwangerschaft & Geburt, Bewegungsapparat und Rehabilitation sowie Palliative Care profitieren unsere jährlich 6000 stationären Patientinnen und Patienten von modernsten Behandlungszentren unter einem Dach – und das mitten in einem der schönsten Spitalparks der Nordwestschweiz.

Strategische Organisations- und Managementfunktion auf Executive-Level

Für unser modernes und dynamisches Spital suchen wir eine aussergewöhnlich strukturierte, vorausschauende und durchsetzungsstarke Persönlichkeit als direkte Assistenz des CEO und der gesamten Spitalleitung.

Gesucht wird eine professionelle Management- und Organisationspersönlichkeit, die operative Abläufe steuert, die Spitalleitung organisatorisch entlastet und als zentrale Koordinationsstelle zwischen Geschäftsführung, Direktion, Sekretariaten, HR und internen Fachbereichen agiert.

Die Rolle verlangt höchste Professionalität, absolute Verlässlichkeit sowie die Fähigkeit, komplexe administrative und organisatorische Prozesse eigenständig zu führen und weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben


Executive Management & Organisation der Spitalleitung

  • Ganzheitliche organisatorische Steuerung und Unterstützung des CEO/CFO sowie der gesamten Spitalleitung
  • Sicherstellung effizienter Führungs- und Kommunikationsstrukturen innerhalb der Direktion
  • Koordination und Management sämtlicher administrativer Abläufe auf Geschäftsleitungsebene
  • Eigenständige Priorisierung und Steuerung komplexer Tages-, Wochen- und Jahresplanungen
  • Professionelles Stakeholder-Management mit internen und externen Ansprechpartnern

Steuerung der Sekretariate der Spitalleitung

  • Organisation, Koordination und operative Führung der gesamten Sekretariatsstrukturen der Spitalleitung
  • Sicherstellung effizienter Prozesse, Kommunikationswege und administrativer Standards
  • Optimierung von Abläufen und Einführung professioneller Organisationsstrukturen
  • Koordination zwischen Direktion, Verwaltung, medizinischen Bereichen und externen Partnern

Projekt- und Prozessmanagement

  • Selbstständige Organisation und Begleitung von Projekten auf Managementebene
  • Überwachung von Deadlines, Prioritäten und strategischen Aufgaben
  • Erstellung von Projektübersichten, Reportings und Entscheidungsgrundlagen
  • Unterstützung bei Veränderungs- und Organisationsprozessen

Sitzungs- und Entscheidungsmanagement

  • Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsmeetings
  • Professionelle Protokollführung inklusive Entscheidungs- und Massnahmenmanagement
  • Nachverfolgung von Beschlüssen und Sicherstellung der Umsetzung definierter Massnahmen

HR-nahe Managementaufgaben

  • Unterstützung der Spitalleitung in personalrelevanten Themen
  • Mitarbeit bei organisatorischen HR-Prozessen
  • Schnittstellenfunktion zwischen Führungsebene und HR-Abteilung
  • Unterstützung bei vertraulichen Personalangelegenheiten




Sie bringen mit


Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine hochprofessionelle Organisations- und Managementpersönlichkeit mit ausgeprägter Umsetzungsstärke.

Fachliche Qualifikationen

  • Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Executive-Assistenz-, Management- oder Direktionsfunktion
  • Erfahrung im Gesundheitswesen, idealerweise im Spitalumfeld, von Vorteil
  • Nachweisbare Kompetenz im Projekt- und Prozessmanagement
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, PowerPoint, Word und Outlook
  • Erfahrung im professionellen Deadline- und Prioritätenmanagement
  • Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
  • Erfahrung im HR-Umfeld oder in personalnahen Themenbereichen

Persönliche Kompetenzen

  • Aussergewöhnliches Organisationstalent
  • Hohe Eigenverantwortung und unternehmerisches Denken
  • Absolute Diskretion und Loyalität
  • Strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise
  • Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen Ruhe und Überblick zu bewahren
  • Hohe Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit
  • Durchsetzungsvermögen gepaart mit professioneller Diplomatie
  • Fähigkeit, komplexe Strukturen effizient zu steuern und zu organisieren

Wir bieten


  • Eine Schlüsselposition mit hoher Verantwortung und direkter Zusammenarbeit mit der CEO und der Spitalleitung
  • Ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld
  • Grosse organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten
  • Eine Position mit echtem Einfluss auf Strukturen, Prozesse und Abläufe
  • Ein modernes Spital mit hoher Dynamik und Entwicklungspotenzial
  • Attraktive Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten

Hier kommen Sie zu den Anstellungsbedingungen bei Bethesda
Sind Sie eine Teamplayerin oder ein Teamplayer und an dieser spannenden Herausforderung interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung. Unser Rekrutierungsprozess wurde nach ökologischen und ökonomischen Aspekten definiert und sieht Bewerbungen per Post oder per E-Mail nicht vor. Post- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.


Unser Rekrutierungsprozess

Gerne zeigen wir Ihnen unseren Rekrutierungsprozess in fünf einfachen Schritten auf.

Eingegangene Bewerbungen prüfen wir laufend, erstellen eine Vorselektion und geben diese der Führungsperson zur Ansicht frei. Der Entscheid über das Weiterkommen oder Ausscheiden aus dem Rekrutierungsprozess wird per Telefon oder E-Mail kommuniziert.

Dauer bis Rückmeldung: Ein bis zwei Wochen

Das Gespräch wird mit der zuständigen Person aus dem HR und der Fachabteilung virtuell oder vor Ort durchgeführt. Dabei geht es in erster Linie darum, mehr über die Personal- und Fachkompetenzen zu erfahren und gibt beiden Seiten die Möglichkeit, den kulturellen Fit ins Unternehmen und Team zu beurteilen.

Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen

Ob jemand ins Team passt, ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen eine Anstellung. In einem ungezwungenen Rahmen geben wir deshalb die Möglichkeit, dass sich alle gegenseitig kennenlernen.

Vor der Vertragsausstellung führen wir ein Abschlussgespräch durch, um offene Fragen beider Seiten zu klären und vertragliche Details zu regeln. Sind alle Punkte geklärt, folgt das schriftliche Angebot.

Dauer bis Rückmeldung: Bis zu einer Woche

Nach unserem mündlichen Stellenangebot werden die wichtigsten Vertragspunkte nochmals verifiziert. Nach Übereinkunft wird die Vertragserstellung in Auftrag gegeben und per Post versendet.

Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen

9 Gründe für diesen Job

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im nichtärztlichen Bereich der Bethesda Spital AG arbeiten bei einem Beschäftigungsgrad von 100% durchschnittlich 42 Stunden pro Woche. Im ärztlichen Bereich werden 42 oder 50 Wochenstunden geleistet.

Ist es das Bedürfnis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, mehr Freizeit zur Verfügung zu haben oder die aktuelle berufliche und private Lebenssituation besser zu vereinbaren, so bieten wir je nach Funktion flexible Arbeitszeitmodelle auf allen hierarchischen Positionen an.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einem übergesetzlichen Ferienanspruch.

  • Bis zum 50. Lebensjahr fünf Wochen
  • Ab dem 50. Lebensjahr sechs Wochen

Zudem erhält jeder Mitarbeitende zwei zusätzliche Ferientage, die flexibel genutzt werden können. 

Nebst den medizinischen Spitzenleistungen bieten wir auch hervorragende kulinarische Genüsse an. In unserem eigenen Restaurant darf sich das Personal mit Vorzugskonditionen verpflegen. Mineralwasser wird gratis offeriert.

Die Gesundheit und das Wohlbefinden ist uns ebenfalls ein wichtiges  Anliegen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können unsere MTT (Fitness / Medinizinische Trainingstherapie) kostenlos besuchen.
Zusätzlich bieten wir kostenlose Pilates und Kettlebell-Kurse an.

In einer begrenzten Anzahl stehen offene und gedeckte Parkplätze gegen ein Entgeld zur Verfügung. Mit einem aktiven Mobility Management möchten wir einerseits die Nutzung des Parkplatzangebotes optimieren und andererseits unsere Angestellten zur Nutzung des öffentlichen Verkehrs motivieren. Für letzteres bieten wir „Velo-Reparaturtage“ an sowie für Beschäftigte, welche in der Region Nordwestschweiz wohnen oder Grenzgänger sind, das Umweltschutzabonnement zum Jugendtarif (Job Ticket).

Sich persönlich zu kennen, den Austausch untereinander zu pflegen sowie eine offene und ehrliche Information sind für uns wichtige Bestandteile der Unternehmenskultur. Deshalb gibt es zahlreiche verschiedene Anlässe wie das Gartenfest mit den Angehörigen im Sommer, Personal-Znünis, regelmässige Personal- und Kaderinformationen sowie ein jährlich alternierendes Personal- oder Weihnachtsfest.

Eine unbezahlte Auszeit ermöglicht den Mitarbeitenden eine lang geplante Reise oder ein privates Projekt in Angriff zu nehmen. Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Bethesda Spital AG dürfen Sie im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten in den ersten 5 Anstellungsjahren 3 Monate und danach 6 Monate unbezahlten Urlaub beziehen.

Wir befähigen unser Personal zur kompetenten Erfüllung der ihnen anvertrauen Aufgaben durch abgestimmte Einführung und unterstützen sie im Berufsalltag mit individueller Förderung und durch Delegation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Mindestens einmal jährlich nehmen sich unsere Führungskräfte Zeit für einen konstruktiven Austausch über Leistung, Verhalten und Entwicklung mit jedem einzelnen Mitarbeitenden.

Reicht noch nicht?

Dann haben wir noch das hier.

Reicht noch immer nicht?

Dann haben wir noch unser letzter Trumpf – die besten Brownies der Stadt aus unserem Restaurant